会议服务项目：会议策划

 

依托强大的信息资源和服务体系，本公司在承办各种会议方面具有独到的专业优势，我们能够为客户提供吃、住、行、娱、购一整套完善的会议策划实施方案；从主题创意、内容策划、参会人员的邀请、会场设计安排、接待宴请、媒体支持及政府关系协调等等，事无巨细，我们都一一安排。

 

开业、奠基

 

公司拥有一支具有多年庆典经验、熟谙庆典策划的强劲服务团队，专业承接各类大型工程开工、奠基、启动、搬迁改造、竣工、投产、落成、封顶典礼；企事业单位开业、挂牌、乔迁、揭牌、周年庆典、年终表彰会、座谈会、招待酒会、庆祝宴会以及各种产品推介会、新品发布会等活动；提供礼仪小姐、司仪主持、乐队、龙狮队、锣鼓队及歌舞时装表演、婚礼车队等服务；以及奠基石、主席台、背景板、桌椅、遮阳防雨篷、地毯、灯光、音响、彩虹机、彩虹炮、礼花筒、高空气球、鲜花、拱门、条幅等庆典用品的现场实施。专业楼盘奠基、开盘、封顶、嘉年华、联谊晚会等等，一条龙式的整体服务，让客户真正省时省心。

 

公关礼仪

 

礼仪是企业形象、文化、员工修养素质的综合体现，规范合理的礼仪对塑造企业形象、提升企业文化起着至关重要的作用。本公司承办各种公关礼仪庆典活动，协助客户在重大的公关礼仪场合树立良好形象。

 

翻译服务

 

本公司拥有一支多年翻译经验的专业翻译人员和校审队伍，行文流畅，翻译精准，可提供各语种的口译、笔译服务。

 

设备租赁

 

本公司提供会议表决器、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影机、幻灯仪、投影仪、录像机、数据监视器、电视墙、灯光音响设备、摄像机、音、视频会议系统等；稳定优良的设备性能、专业的现场操作人员，将为会展活动的成功举办奠定基础。

 

服务流程

 

1、沟通

我们与委托方进行初步沟通，并就委托方提出的问题提出预案供选择，推荐合适的会议型酒店、餐饮场所、会议交通、接待安排等。

 

2、策划

根据你的想法和要求，为你提供可行性方案，并对方案做进一步沟通，力求以达到会议主办方的预期效果。

 

3、考察

根据需要安排客户进行实地考察，对我们推荐的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备等细节进行评估，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行探讨，大致明确双方的责任与义务。

 

4、确定

对预案及服务流程进行进一步推敲，把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。

5、执行

协议一旦签署必须严格执行，以保证各项工作的顺利进行；若在此期间，会议方需要提供原来协议之外的服务视为协议的延伸，需要签订临时协议，临时协议允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

 

6、结算

双方财务人员认真核对各类单据明细，严格按照协议执行核算。

 

会议策划

 

会场预约

我们将根据会议的级别及对周边环境的要求，为您选择会议举办地；并根据具体情况确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，提前预约；

 

会场布局设备安装调试

我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；另外根据您的会议需要，提供会议所需要的所有设备，并进行提前安装调试，确保会议的顺利进行；

 

设计制作印刷材料

我们将根据会议的具体需求，提供会议材料的设计、印刷；

 

参会者的接送

我们将根据参会者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店；

 

参会者的餐饮

我们将根据参会人员的喜好，以及会场或下榻酒店的地理位置，为您预定安排各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；

 

参会者业余时间的安排

我们将根据参会人员的喜好或要求，介绍下榻酒店附近的娱乐设施，提供不同的休闲方式、旅游线路供你选择；

 

翻译服务

 

几年来，我们承办过各种国际、国内的大、中、小型会议，并受到会议主办方的一致好评。其中会议翻译是非常重要一环，依据会议的需求我们会为您提供最为专业的翻译服务。

我们主要依托上海外国语大学、复旦大学、同济大学庞大的翻译资源，为您提供各个层次的会议翻译服务，包括会议口译服务和会议资料笔译服务。

会议口译（conferenceinterpreting）是一种为跨语言、跨文化交流服务的专门职业，处于各种口译的专业高端。会议口译包含交替传译和同声传译两种口译模式。

交替传译（consecutiveinterpreting）-口译员坐在会议室里，一面听源语讲话，一面记笔记。当讲者发言结束或停下来等候传译的时候，口译员用清楚、自然的目的语，准确、完整地重新表达源语发言的全部信息内容，就像自己在演讲一样。会议口译中的交替传译要求口译员能够听取长达五至十分钟连续不断的讲话，并运用良好的演讲技巧，完整、准确地译出其全部内容。

同声传译（simultaneousinterpreting）-口译员利用专门的同声传译设备，坐在隔音的同传室（俗称“箱子”）里，一面通过耳机收听源语发言人连续不断的讲话，一面几乎同步地对着话筒把讲话人所表达的全部信息内容准确、完整地传译成目的语，其译语输出通过话筒输送。需要传译服务的与会者，可以通过接收装置，调到自己所需的语言频道，从耳机中收听相应的译语输出。

无论交替传译还是同声传译，其目的均在于让使用不同语言的交际各方能够实现清晰无障碍的沟通交流。会议口译层次上的交替传译和同声传译并没有高低难易之分，两种口译模式相辅相成，且其功能以及对质量的要求是相同的。

 

合同签订

 

本公司据以往经验，现将一般会议合同的内容公布如下（具体合同双方另议）：

1.合同的目的和内容：合同里需要写明与会议相关的各种事项，分清权利和义务，从而当出现争议时，法庭将按合同中双方意见一致的条款，按有利的方式保护利益受损方。

（1）房间数目和房间价格：列明每晚所需房间数和房间价格。

（2）免费房间：注明会议组织人员每晚可免费使用的房间数。

（3）工作间及房价：除免费房间外，会议工作人员还可享受优惠价格的房间；优惠程度依所需工作间数目和本次会议给酒店带来的生意规模而定。

（4）套房、贵宾房：本条款需列明具体的房间要求。

（5）房间位置：应列明各个所订房间的具体方位和房间档次。

（6）平均房价：是根据各种类型房间占相同百分比计算出来的一个调整后的平均价，适用于各类房间。

（7）无转移条款：即会议举行期间如遇酒店所订房间超出实际接待能力时，不得使会议人员转移其他酒店

（8）入住及退房登记：登记情况视酒店规定而定。

（9）提前入住和推迟退房如果在该问题上的需求与酒店规定有所偏差，则一定要在合同中注明。

（10）预定取消日期：一般规定为预定者在计划使用日期之前30天。这一条双方可以再协商。

（11）会议场所要求：如果会议规模可能出现调整，最好在合同中确定一个调整时间。

（12）会议场租：可以是一个固定价格也可以根据所订客房情况协商。

（13）24小时租用：如过是按24小时租用酒店会议室，那么即使24小时之内你们不用会议室，酒店也不得使用。

（14）会场变动：合同中已注明预定的是哪些会议室，在没有酒店的事先通知和会议方的书面同意，已订好的会场不能再有变动。

（15）房间定金：合同中必须注明预付定金的具体时间。不能因为没有支付定金就失去所订房间。合同中应要求酒店在定金预付日期到来时提醒你。

（16）结账：谁来负责会议方结账事宜；谁有权在账单上签字；有哪些具体事项；账单上包括哪些费用；哪些费用是个人来付的；这些问题必须在合同中说明。

（17）餐饮消耗：此条款规定对于因活动取消、活动改为在酒店以外进行或与会人数不足而引起的餐饮活动减少，会议方应给予酒店一定补偿。

（18）仲裁条款：如果合同中有同意仲裁解决争议的条款，在签订合同之前，要先决定会议方是倾向使用仲裁手段还是反对使用仲裁。仲裁解决争端比诉讼的费用要少，并且进行起来更快；但有约束力的仲裁裁决使得不利方不能再上诉。

（19）视听设备租用：明确视听设备的种类（可以包括设备的品牌）、数量、租用时间、费用。

（20）会议物资运抵酒店：在会议举行之前，会议所需用的物资要运到酒店的库房。在合同中应注明库房的工作时间和酒店政策。

（21）电话附加费：尽量与酒店协商，免付电话使用附加费。协商文件应包括在合同中。

（22）展品的处理：展品运进、运出酒店的时间上的规定对费用开支有很大影响。对于酒店在这方面的规定和可能会有的限制和局限，双方应进行协商和讨论。

（23）最低餐饮消费：有些酒店的合同上有最低消费这一条款，规定客人的早餐、午餐和晚餐花费必须达到某一最低金额。

（24）安全、防火规定：酒店符合安全和防火的有关规定。

（25）残疾人保障：合同中特别列明酒店内设施和政策与有关残疾人保障法是相符的。

（26）合同的终止：如遇第三者原因：不可抗力或特殊事件的发生，则允许一方提出终止合同而不受违约罚款。即终止合同的一方对影响会议正常进行的事态无法控制。

（27）免责：双方应同意，对于一些疏忽事件和其他一些不影响会议进行和偶然突发事件对方不负责任。

（28）订房确认报告：如果不写入合同中，那么必须的订房确认书会议方很难得到，所以有必要在合同中加入订房确认报告这一条款。

备注：保存一份书面合同；将所有的回复传真或信函作为书面承诺归档保存。